W erze cyfryzacji i rosnącej wartości informacji, zarządzanie dokumentacją i jej bezpieczna utylizacja to wyzwania, które nie każda firma jest w stanie skutecznie zrealizować. Jeżeli Twoja organizacja nie dysponuje odpowiednimi zasobami do prawidłowego i legalnego niszczenia dokumentów, zastanawiasz się pewnie, jakie są alternatywy. Odpowiedź może być prostsza, niż się wydaje: zewnętrzne firmy specjalizujące się w usługach niszczenia dokumentów. Jak jednak dokonać właściwego wyboru? Oto kilka istotnych kwestii, które pomogą Ci w podjęciu decyzji.

Standardy bezpieczeństwa – pierwszy krok do sukcesu

Jednym z najważniejszych kryteriów wyboru firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów jest jej zgodność z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa, takimi jak ISO 21964. Firma powinna również działać zgodnie z RODO, aby zapewnić maksymalną ochronę danych osobowych.

Co powinno się znaleźć w ofercie firmy:

• zabezpieczone pojemniki na dokumenty,
• monitorowany transport do miejsca utylizacji,
• certyfikat zniszczenia dokumentów,
• transparentny system rozliczeń,
• niszczenie dokumentów zgodnie z RODO.

Logistyka i infrastruktura – co za tym idzie?

Poza standardami bezpieczeństwa, ważne jest również, jak firma organizuje cały proces niszczenia dokumentacji. Czy oferuje ona bezpieczne pojemniki na dokumenty? Czy jest możliwość jednorazowej lub cyklicznej wymiany tych pojemników? Jak wygląda proces transportu dokumentów do miejsca ich ostatecznej utylizacji? Odpowiedzi na te pytania mogą znacząco wpłynąć na Twoją decyzję.

Człowiek za maszyną – rola doświadczonego personelu

Nie można zapomnieć, że nawet najlepsza maszyna do niszczenia dokumentów jest tylko narzędziem w rękach człowieka. Dlatego też, zwróć uwagę na to, czy firma dysponuje doświadczonym personelem, który nadzoruje cały proces niszczenia dokumentacji. To oni są ostatnim ogniwem w łańcuchu bezpieczeństwa i od nich zależy, czy cały proces przebiegnie zgodnie z planem.

Alternatywa dla własnych urządzeń – dlaczego warto?

Utylizacja dokumentów w firmie, która nie ma odpowiedniego zaplecza, może być nie tylko czasochłonna, ale i ryzykowna. Biurowe niszczarki nie zawsze są w stanie zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a niewłaściwa utylizacja może narazić firmę na poważne konsekwencje prawne.

Podsumowanie – jak wybrać najlepszą firmę?

Wybór firmy do niszczenia dokumentów to nie jest łatwa decyzja. Obejmuje ona wiele aspektów, od standardów bezpieczeństwa, przez logistykę, aż po kompetencje personelu. Pamiętaj, że dobra firma oferująca usługi niszczenia dokumentów to taka, która oferuje kompleksową usługę na najwyższym poziomie, zgodną z obowiązującymi standardami i przepisami prawa.

Zanim zdecydujesz się na zewnętrzną firmę, upewnij się, że spełnia ona wszystkie wyżej wymienione kryteria. Tylko wtedy możesz być pewny, że Twoje dokumenty, a co za tym idzie, wrażliwe dane, będą w odpowiednich rękach. Jedną z firm spełniających wymagania jest m.in. Rhenus Office Systems Poland.